Pașii cheie din ciclul de comunicare sunt mesajele, direcționarea, distribuția, monitorizarea și măsurarea și evaluarea. Ciclul de comunicare este adesea folosit în relațiile publice, operațiunile comerciale standard și cercurile sociale personale pentru a asigura claritate la transmiterea unui mesaj.
Primul pas în ciclul de comunicare este transmiterea mesajelor, ceea ce presupune determinarea ce să spunem, construirea tonului mesajului și evaluarea metodei de difuzare. Direcționarea implică identificarea publicului potrivit și adaptarea mesajului pentru a apela la persoana sau grupul de persoane. Distribuția este adesea un factor-cheie pentru personalul de relații publice. Ei trebuie să determine dacă să transmită mesajul verbal sau nonverbal, prin poștă directă, prin comunicare electronică, prin intermediul site-urilor multimedia sau al rețelelor sociale. La monitorizarea și măsurarea ciclului de comunicare, profesioniștii urmăresc interpretarea mesajului sau a pitch-ului vânzărilor prin cercetarea răspunsurilor și a reacțiilor, urmărind publicul țintă și analizând efectele mesajului asupra opiniei publice sau asupra vânzărilor unui anumit produs. Evaluarea este etapa finală, dar în curs de desfășurare a ciclului de comunicare. Odată ce mesajul a fost construit, orientat spre public, distribuit și monitorizat, comunicatorii evaluează eficacitatea acestuia pentru a planifica mesaje sau materiale viitoare. Elementul cheie al pasului final este de a determina ce a fost învățat din ciclul de comunicare cu un anumit mesaj și de a rafina procesul pentru mesajele viitoare.
