Procesul de comunicare are patru etape, care sunt codificarea, mediul de transmisie, decodificare și feedback. Urmând pașii procesului ajută la stabilirea unei comunicări eficiente și asigură că mesajele nu sunt pierdute sau înțelese greșit.
Primul pas al procesului de comunicare, care codifică, este probabil cel mai important, deoarece ipotezele vor urma. Expeditorul trebuie să furnizeze un mesaj care este concis și clar. Probleme precum tonul vocii și al limbajului corpului trebuie luate în considerare, deoarece acești factori joacă un rol-cheie în modul în care este interpretat un mesaj.
Aceasta duce la cel de-al doilea pas, mediul de transmisie. Este responsabilitatea expeditorului să decidă cum și când să trimită mesajul pentru a crește șansele de a fi înțeles. Forma pe care o primește un mesaj poate fi critică pentru pasul următor, decodarea.
Odată ce mesajul a fost complet difuzat, rolul expeditorului se termină. Apoi, receptorul trebuie să decodeze mesajul în modul în care a fost destinat. Odată ce receptorul a înțeles clar mesajul, feedbackul încheie procesul de comunicare.
Feedback-ul este dat de către destinatar către expeditor prin forma de confirmare sau răspuns scurt. Acest pas final este important deoarece expeditorul înțelege apoi eficacitatea mesajului.
