Potrivit Guvernului câștigător, procesul de licitație include invitații adresate instituțiilor care solicită anumite bunuri sau servicii și răspunsuri ale furnizorilor la ofertele de afaceri. Instituțiile fac invitații la licitație prin publicitatea acestora și cerințele minime pentru câștiga licitația. Procesul este competitiv și deschis pentru mulți furnizori.
Site-ul guvernului oficial din Regatul Unit explică că, odată ce instituția solicitantă primește ofertele, este pregătită o listă restrânsă de potențiali furnizori. Interviurile cu furnizorii cu listă scurtă sunt efectuate pentru a evalua capacitatea lor financiară, reputația pieței și ratingul de credit. Comitetul de licitație al instituției selectează un furnizor care le oferă cea mai bună valoare pentru bani pentru a semna un contract de furnizare. Atât în Regatul Unit, cât și în Statele Unite, solicitanții care nu reușesc să obțină o ofertă de la o instituție publică pot obține feedback despre motivul pentru care cererea sau oferta au eșuat.
Potrivit Lawyers.com, înainte de a semna un contract, un furnizor trebuie să înțeleagă termenii și condițiile, pentru a evita tusele juridice viitoare. Contractul conturează obligațiile furnizorului și instituției reciproc, cum ar fi perioada de livrare, condițiile de calitate și de plată. Odată ce un furnizor este de acord cu termenii contractului și îl semnează, managerul de achiziții al instituției, scrie furnizorul cu o scrisoare de acceptare și emite o comandă de cumpărare. Plata se face conform termenilor din contract. Dacă furnizorul întârzie livrarea bunurilor și serviciilor sau dacă calitatea este sub standarde, o instituție poate anula contractul.
