Un sistem de procesare a fișierelor îi ajută pe oameni să urmărească fișierele în timp ce se deplasează în diferitele departamente ale unei afaceri. Scopul acestui tip de sistem este de a păstra lucrurile organizate, în general, în ordine alfabetică, numerică sau ordine cronologica. Companiile care au sisteme eficiente de procesare a fișierelor au modalități de a găsi aceste fișiere într-o manieră ordonată, mai degrabă decât să aibă membri ai personalului care să-i distrugă prin documente pentru a găsi ceea ce caută.
Dacă o companie folosește fișiere de hârtie, depozitare în cloud sau o combinație, menținerea unui sistem coerent în vigoare este vitală pentru gestionarea eficientă a cererilor de informații. Multe companii s-au dus într-un mediu "fără hârtie", în care fișierele se termină în hard disk-uri, depozitare în cloud sau în alte locuri. La fel ca și cu un cabinet de depozitare tradițional, este la fel de important să urmăriți toate fișierele într-o unitate comună sau personală. Cele mai multe aplicații de stocare facilitează configurarea și numirea dosarelor de fișiere, astfel încât persoanele responsabile de stocarea datelor să poată pune fișierul corect în dosarul corect. Chiar și fără sunetul sertarelor care se rostogolesc și senzația rece de metal a dulapurilor de depozitare, este încă posibil ca fișierele să fie bine organizate.
