Foile de calcul economisesc timp și oferă atât flexibilitate în prezentare cât și exactitatea calculelor comparativ cu utilizarea calculatoarelor sau stiloului și a hârtiei. O foaie de calcul permite calcularea instantanee folosind formule și este ușor de utilizat, modifică , stocați și imprimați date.
Aranjamentul datelor în coloane și rânduri creează intersecții numite celule. Datele sunt introduse în foaia de calcul sub formă de numere, șiruri sau formule. Acest lucru permite calcularea instantanee și recalcularea datelor, deoarece numerele sunt introduse sau modificate.
Capacitatea de a introduce formule matematice permite și prognozarea. Numerele pot fi modificate pentru a calcula rezultatele obținute în circumstanțe diferite, care este o funcție frecvent utilizată de întreprinderi pentru a anticipa potențialele evoluții. Poate fi folosit și cu alte tipuri de date, inclusiv științifice și statistice, pentru a testa o ipoteză.
Datele pot fi aranjate în diverse moduri, în funcție de nevoile utilizatorului, și pot fi copiate direct și lipite într-o foaie de calcul din alte surse în unele cazuri. Programele pentru foi de calcul permit utilizatorului să schimbe cu ușurință aspectul foii de calcul, inclusiv lățimea coloanei, înălțimea rândului, culoarea fontului și culoarea foii de calcul.
Utilizatorul poate alege să lucreze cu sau să tipărească o foaie de calcul integrală sau să specifice o anumită zonă numită "interval".
