E-mailurile sunt folosite în scopul comunicării, cum ar fi comunicarea cu instructorii și profesorii, păstrarea legăturii cu prietenii, solicitarea de informații de la alte persoane sau întreprinderi, solicitarea de burse, locuri de muncă și stagii. deși e-mailul este un instrument de comunicare foarte valoros, utilizarea sa largă în mediul de afaceri și în mediul universitar a dus la apariția de noi provocări pentru utilizatori.
Disfuncționalitatea prin e-mail se produce în mod obișnuit atunci când utilizatorii au așteptări diferite cu privire la e-mailurile pe care le primesc și le trimit. În funcție de scopul e-mailului, conținutul diferă în funcție de rezultatul dorit, de publicul vizat și de formalitate. Principala provocare a utilizării e-mailurilor este blocarea canalelor de comunicare prin e-mailuri destinate publicității. Aceste e-mailuri îi împiedică pe unii să primească e-mailurile intenționate și provocarea pentru scriitor este de a scrie un conținut care iese în evidență de e-mailurile nedorite și de a capta atenția receptorului.
E-mailurile reprezintă cea mai bună formă de a comunica cu o persoană care este greu să folosească alte forme de comunicare, cum ar fi telefonul. Este, de asemenea, util atunci când trimiteți un fișier electronic unei persoane, cum ar fi o foaie de calcul cu date. Când informațiile trebuie distribuite unui număr mare de persoane, e-mailurile sunt mai convenabile decât alte tipuri de comunicare.
