Pentru a planifica o vigilență la lumina lumânărilor, o persoană trebuie să determine unde va fi ținută vigilența, la ce oră va fi ținută și pe cine să invite. Este obișnuit ca vigilența să aibă loc la local a morții decedate sau în locul lor favorit.
Locația trebuie să fie ușor accesibilă atât pentru cei dragi cât și pentru membrii comunității. După alegerea locației, următorul pas este determinarea timpului în care va avea loc vigilența. De obicei, vigile la lumina lumânărilor sunt ținute la amurg sau la scurt timp după aceea. Lumânările sunt mai vizibile în timpul orelor întunecate, dar vigilența nu ar trebui să fie ținută atât de târziu seara, încât aceasta îi inconvenează pe oameni.
După obținerea detaliilor, persoana ar trebui să invite oamenii la vigilență. Acest lucru se poate face sub formă de scrisori, site-uri media sociale, apeluri telefonice și în persoană. Alte modalități de a anunța vigilența sunt prin comunicate de presă, articole de ziar și alte forme de mass-media.
Atunci când se pregătește pentru vigilență, persoana trebuie să adune lumanari, ceară pentru protecția picăturilor și alte elemente necesare. De asemenea, se poate crea un program în onoarea persoanei decedate sau rănite. Programul poate include detaliile persoanei, poezii, citate și alte informații pe care persoana le consideră necesare.
