Scrisorile lui Santa rămân în zona în care au fost trimise prin poștă, cu excepția cazului în care plicul conține o anumită adresă, conform serviciului poștal american. Voluntarii sortează și răspund la scrisorile.
Scrisorile care exprimă o nevoie extremă sunt separate pentru a fi luate în considerare, conform USPS. USPS dă scrisorile voluntarilor care participă la programul de adoptare a scrisorilor. Toate informațiile de identificare sunt reținute din literă. Un voluntar cumpără un cadou, apoi îl returnează la oficiul poștal local și plătește pentru a expedia articolul la scriitorul de scrisori. New York City este singura excepție de la politica Santa-letter. Orașul își desfășoară propriul program pentru a răspunde la scrisorile anuale.
