Imprimantele wireless utilizează transmițătoare Wi-Fi încorporate pentru a se conecta la o rețea Wi-Fi și a imprima documente de la dispozitive conectate. Imprimantele wireless sunt o alegere convenabilă pentru birouri și persoane fizice care doresc să reducă aglomerație asociată cu utilizarea imprimantelor standard.
Pentru a utiliza o imprimantă Wi-Fi, un administrator trebuie să configureze imprimanta pentru a conecta rețeaua locală Wi-Fi. Majoritatea imprimantelor moderne acceptă conexiuni Wi-Fi, însă este posibil ca unele imprimante fără fir mai mari să nu se poată conecta la rețele. Pe lângă faptul că este capabil să se conecteze la rețelele Wi-Fi, o imprimantă fără fir poate utiliza și criptarea WPA ca măsură de securitate împotriva hackerilor. Criptarea WPA este o alternativă mai sigură la criptarea standard WEP găsită în imprimantele wireless mai vechi.
După configurare, imprimanta se afișează pe orice dispozitiv conectat la rețea, indiferent dacă este vorba despre un computer personal sau un dispozitiv mobil, potrivit lui Chron. Când un dispozitiv inițiază o operație de imprimare, imprimanta fără fir primește o comandă pentru a imprima un document la fel ca orice imprimantă standard. Dacă o imprimantă fără fir are o funcție de scanare, un utilizator poate scana documente cu imprimanta și poate salva imaginea scanată direct pe dispozitivul de recepție. Un repetor de rețea sau un router wireless suplimentar este utilizat pentru a extinde domeniul unei imprimante fără fir.
