În timp ce aparatele fax au fost utilizate de zeci de ani cu succes, au unele dezavantaje, inclusiv lipsa lor de securitate și posibilitatea unei defecțiuni hardware. În plus, faxurile pot fi mai costisitoare decât unele dintre cele mai recent dezvoltate alternative.
De la lansarea lor, faxurile au fost folosite de întreprinderi pentru a transfera documente de hârtie dintr-o locație în alta. Cu toate acestea, apariția scanerelor, a imprimantelor fără fir și a transferului de fișiere digitale a redus necesitatea mașinilor de fax și a evidențiat unele dintre dezavantajele asociate cu utilizarea unui fax prin intermediul unei soluții moderne de transfer de documente.
Principalul dezavantaj al utilizării unui aparat de fax este că acesta este un mod relativ nesecurizat de transfer de documente dintr-o locație în alta, în special în comparație cu metodele alternative de transfer de documente, potrivit lui Chron. Atunci când trimit un fax, companiile se confruntă cu un risc mai mare de a pune informații despre clienți în pericol din cauza ușurinței cu care un hacker poate obține acces la informații care călătoresc între două mașini fax.Pe lângă problemele de securitate, faxurile sunt, de asemenea, dezavantajoase, deoarece sunt predispuse la defecțiuni hardware, cum ar fi blocarea hârtiei și alte defecțiuni critice. Pentru companiile care se bazează foarte mult pe faxuri pentru a trimite documente, costul de reparare și întreținere a unui fax poate depăși avantajele de a putea transfera documentele pe hârtie. În cele din urmă, faxurile suportă și costuri internaționale la distanțe mari atunci când trimit faxuri internaționale peste linii telefonice tradiționale. Nu numai că acest lucru acumulează costurile în timp, dar limitează și viteza de transmisie.
