Unele avantaje ale unei abordări bazate pe baze de date includ informații consistente, flexibilitate, gestionare ușoară a securității datelor și confidențialitate și un timp redus de dezvoltare a aplicațiilor. Pur și simplu, o bază de date este definită ca o colecție de informații conexe. Companiile folosesc un sistem de gestionare a bazelor de date, sau DBMS, pentru a ajuta la organizarea datelor.
Majoritatea companiilor folosesc un sistem de baze de date relaționale. Acest tip de sistem permite ca diferitele informații să fie accesate în același timp. Toate aceste informații pot fi distribuite în diferite fișiere. Câteva exemple de software de baze de date de relații sunt Oracle și Paradox.
În baza de date relațională, toate informațiile diferite sunt stocate în tabele care sunt organizate în rânduri și coloane. Rândurile reprezintă o înregistrare individuală, iar coloanele reprezintă un câmp specific în cadrul înregistrării. De exemplu, rândurile pot fi desemnate ca "Nume", "Prenume" și "Număr de telefon" pentru o bază de date care conține informații de contact ale angajaților.
Formularele online sunt adesea folosite pentru a introduce rapid informații într-o bază de date. Diferitele semne pe care o persoană le completează pe formular indică câmpurile individuale din baza de date. Apoi, companiile pot rula cu ușurință rapoarte prin manipularea informațiilor. De exemplu, un angajator poate rula un raport care să cuprindă nume de angajați, numere de telefon și adrese de e-mail ca instrument de referință rapid.
