O bază de date este folosită pentru a colecta și organiza date. Deși o versiune electronică, cum ar fi una creată în Microsoft Access, poate fi prima care vine în minte, există multe versiuni de bază de date neautomatizate , cum ar fi un telefon personal și cartea de adrese.
O bază de date poate fi pur și simplu o listă care este păstrată în scris sau tipărită pe hârtie, într-o foaie de calcul sau un document de procesare a textului. Acest tip de bază de date, numit un fișier plat, constă dintr-un tabel cu rânduri și coloane de date. De exemplu, o bază de date simplă pentru o afacere mică ar putea conține doar două coloane, numele produsului sau marca și prețul. Dacă un client solicită să întrebe prețul, angajatul din magazin scanează prima coloană pentru a găsi produsul și apoi se uită la coloana cu prețul asociat pentru a răspunde întrebării clientului.
Cele mai multe baze de date computerizate sunt considerate baze de date relaționale și sunt create utilizând limbaj de interogare structurat, denumit în general SQL. Acest tip de bază de date utilizează mai multe tabele de date care sunt legate și le leagă împreună cu cheile - un cod comun de identificare. De exemplu, un cod al departamentului ar putea servi ca o cheie care leagă informații departament și tabele de produse împreună. Aceste tipuri de baze de date împiedică înregistrări multiple ale acelorași date, oferă o sortare rapidă și diverse posibilități de raportare.
