Un avantaj major al comunicării tipărite constă în faptul că oferă o evidență durabilă a mesajelor trimise pentru referințe ulterioare. Această formă de comunicare permite destinatarului să petreacă mult timp pentru a revizui mesajul și pentru a oferi un feedback adecvat. Comunicarea scrisă este mai specifică și mai clară.
Comunicarea tipărită ajută la definirea principiului, regulilor și politicilor adecvate care reglementează funcționarea unei companii. Este util atunci când vine vorba de delegarea responsabilităților. Spre deosebire de cuvântul din gură, comunicarea tipărită permite persoanei care preia responsabilitățile să se refere la document. În același timp, acționează ca dovadă și document contabil. Comunicarea tipărită este considerată mai formală și ajută la îmbunătățirea imaginii companiei. În mod similar, în cazul unei proceduri judiciare, comunicarea tipărită este furnizată ca înregistrări valabile. Imprimarea comunicării îmbunătățește urmărirea. De exemplu, o notă postată pe un panou de anunțuri al unei companii are rolul de a reaminti un eveniment sau o întâlnire.
Comunicarea tipărită include orice formă de interacțiune care se bazează pe cuvântul scris. Este unul dintre cele mai importante moduri de comunicare, alături de comunicarea orală sau vorbită. Comunicarea tipărită este adesea populară în mediul de afaceri. Exemple de astfel de comunicări includ memorii, buletine, rapoarte, manuale de angajați și fișele de post. Alte documente tipărite includ scrisori, propuneri și contracte. Formele alternative de comunicare includ adresa de e-mail și site-urile internet.
