O scrisoare de întâmpinare a reuniunii familiale ar trebui să se concentreze pe câștigarea atenției membrilor familiei, prezentarea informațiilor pertinente și solicitarea oricărui ajutor sau servicii necesare. Tonul specific al scrisorii va varia în funcție de familie și de scriitor .
Scriitorii ar trebui să înceapă prin a atrage atenția cititorului și lăsându-l să știe ce fel de reuniune este, discutând importanța evenimentului și participarea. În continuare, scriitorul trebuie să furnizeze informații despre momentul și locul în care va avea loc reuniunea, orice bani, alimente sau alte elemente pe care participanții ar trebui să le aducă sau orice servicii pe care ar trebui să le efectueze, cum ar fi invitarea celor mai greu de atins. În cele din urmă, scriitorul ar trebui să furnizeze informații de contact.
