O bază de date manuală este un sistem de stocare a fișierelor greu care constă din înregistrări de hârtie, foldere și dulapuri de depozitare sau cutii de depozitare. Un sistem de baze de date manuale de calitate facilitează recuperarea documentelor și a informațiilor atunci când sunt nevoie.
Un alt termen pentru o bază de date manuală este un sistem de gestionare a documentelor. Agenția pentru Protecția Mediului recomandă organizarea unei baze de date manuale în ordine alfabetică, cronologic, numeric sau cu un sistem alfanumeric. Alte sfaturi includ minimizarea stocării înregistrărilor la înregistrările necesare, curățarea documentelor frecvent și utilizarea celei mai evidente metode organizaționale. Bazele de date computerizate înlocuiesc rapid bazele de date manuale pentru stocarea documentelor. Bazele de date ale computerului fac referire la toate înregistrările, făcând mai ușoară și mai rapidă recuperarea datelor.
