Microsoft Access este un sistem de gestionare a bazelor de date care funcționează ca un sistem de arhivare electronic. Cu Microsoft Access, utilizatorul poate modifica orice date din baza de date, produce rapoarte din baza de date și trimite interogări despre toate informațiile stocate în acesta. Microsoft Access utilizează pe deplin aspectul Windows pentru ușurința utilizării.
Majoritatea utilizatorilor de Microsoft Access folosesc tabelele, formularele și interogările. Tabelele de baze de date sunt foarte asemănătoare foilor de calcul. După listarea obiectului fiecărei coloane, utilizatorul are opțiunea de a adăuga coloane suplimentare pentru a detalia atributele subiectului. Când este făcut, fiecare rând are toate informațiile necesare despre fiecare subiect. Metoda formei de introducere a datelor disponibilă în Microsoft Access permite introducerea informațiilor pentru sistem în formă grafică pentru a fi transferată într-o bază de date. Unii pot considera acest lucru mai ușor pentru introducerea datelor dacă nu trebuie să finalizeze tabelele. Funcția de interogare a Microsoft Access crește productivitatea, permițând utilizatorului să combine informații de la mai mult de un tabel și să specifice condițiile datelor recuperate de utilizator. Aceasta scurtează sarcina consumatoare de timp de a avea nevoie de a arăta manual prin informații bogate pentru a identifica unele care au anumite caracteristici.
