Un avantaj al prezentărilor grafice este confortul pe care publicul îl poate urmări, în timp ce un dezavantaj este că datele pot arăta o imagine falsă a situației. Prezentările grafice reprezintă o metodă populară de prezentare a unor cantități mari de date, deoarece aproape toată lumea le poate înțelege. Unele persoane pot să nu fie familiarizate cu termenii tehnici utilizați pentru a explica datele, dar atunci când sunt prezentate grafic, poate fi afișat un model clar.
Atunci când prezintă informații vitale, prezentările grafice acționează ca un mare ghid vizual al informațiilor livrate. Mulți oameni consideră că este mai ușor să citească o diagramă decât să asculte un set de numere și să încerce să înțeleagă acest lucru. Utilizarea informațiilor vizuale împreună cu cuvântul vorbit este o modalitate excelentă de a ajunge la o parte din publicul care altfel ar fi neautorizat cu privire la ceea ce auziți.
Cu toate acestea, un dezavantaj al prezentărilor grafice este că pot consuma mult timp pentru a construi și pot lua departe de punctul principal discutat. Prezentările sunt cele mai eficiente atunci când nu se distrag atenția, iar unele din public pot pierde concentrarea prin atenția acordată atenției grafice în prezentare. În plus, dacă prezentările grafice se realizează într-un anumit mod, ele pot face ca numerele să arate mai bine sau mai rău decât sunt în realitate, iar altele din public pot fi induse în eroare prin grafică care nu spune întreaga poveste.
