Mașinile fax oferă avantaje cum ar fi ușurința în utilizare, comunicarea ieftină și înregistrările tipărite, precum și dezavantajele care includ lipsa unui răspuns imediat, probleme potențiale de securitate și probleme legate de calitatea documentelor. În funcție de scopul pentru utilizarea lor, faxurile se pot dovedi a fi un bun valoros sau o datorie costisitoare față de o persoană fizică sau o companie.
Deși aparatele fax independente nu dețin același loc ca și stapânul de comunicare al multor birouri pe care l-au făcut când au devenit pentru prima dată populare, există încă zone în care aceștia au avantaj față de e-mail și alte forme de comunicare electronică.
>Dispozitivele de scanare : oferă utilizatorului o chitanță printabilă că documentul a fost trimis într-o anumită locație. O astfel de dovadă permite expeditorului să verifice la ce număr a fost trimis documentul împreună cu numărul de pagini incluse în comunicare.
Partajarea într-o singură etapă a documentelor scrise de mână: spre deosebire de crearea unui PDF, care necesită scanarea și salvarea pentru a partaja un document scris de mână prin e-mail, un aparat fax permite utilizatorului să trimită o copie a documentului original cu un pas
Comunicare cu costuri reduse: dincolo de costul mașinii înseși, trimiterea prin fax necesită doar accesul la o linie telefonică, electricitate și hârtie adecvată
Aparatele de fax au de asemenea dezavantaje și au fost, în multe cazuri, depășite de comunicațiile electronice.
Probleme de securitate: În plus față de eroarea umană, cum ar fi apelarea unui număr incorect, care poate duce la un document sensibil care ajunge într-o locație greșită, faxurile stau adesea în aer liber; chiar și atunci când documentul este trimis la numărul corect, acesta poate fi citit de orice persoană care îl preia.
Probleme legate de tehnologie: Mulți utilizatori le conectează la o singură linie telefonică pe care efectuează și primesc apeluri, astfel încât trimiterea sau primirea documentelor pot fi amânate dacă telefonul este în uz
Calitate slabă a documentelor: În timp ce aparatele fax reprezintă o modalitate rapidă de a comunica, calitatea documentelor nu este adesea aceeași cu cea originală
