Principalele avantaje ale Microsoft Access, disponibile cu unele versiuni ale Microsoft Office, sunt costurile reduse, ușurința de utilizare și integrarea cu alte servicii Microsoft. Nu există taxe suplimentare de licențiere dincolo de Microsoft Office programul necesită serverul și investițiile administrative ale majorității bazelor de date relaționale. Interfața grafică este familiară utilizatorilor Microsoft Office, iar mediul de programare este același ca și pentru macrocomenzile Office. Pentru cei care folosesc servicii Microsoft cum ar fi SharePoint, Access se integrează bine.
În multe cazuri, utilizatorii creează baze de date Access ca o alternativă la stocarea datelor din Excel. Accesul are instrumente sofisticate de analiză și raportare a datelor. Deși este posibil să se creeze ceva care se apropie de o bază de date în Excel, nu este deosebit de eficient și devine rapid greu de întreținut. Dacă o aplicație are nevoie de caracteristici matematice sau contabile, back-end-ul Office permite interacțiunea dintre Excel și Access.
Atunci când Excel nu mai funcționează bine din cauza cantităților mari de date sau dacă un utilizator dorește să furnizeze formulare de înscriere și rapoarte pentru alte persoane, accesul este o alegere bună. Accesul are interfețe de asistență pentru a ajuta la crearea și crearea de rapoarte, astfel încât crearea de aplicații de bază de date mici este accesibilă oricărui utilizator Office.
Există unele dezavantaje semnificative în utilizarea Microsoft Access cu mai mulți utilizatori. Accesul are limite inerente pentru mărimea bazei de date și numărul de utilizatori care fac software-ul inadecvat pentru utilizarea dincolo de întreprinderile mici. Securitatea în Acces nu este robustă, deci este o alegere slabă pentru datele sensibile. În plus, accesul nu este disponibil în toate versiunile de Microsoft Office, chiar și pe platformele Windows.
