Rapoartele oferă o modalitate de extragere și prezentare a unui anumit subset al informațiilor dintr-o bază de date extinsă. Utilizatorii care vizualizează rapoartele bazei de date sunt scutiți de a vedea unele date străine care nu sunt relevante pentru a gândi la o anumită întrebare.
Programele software de bază de date, cum ar fi Microsoft Access, includ un număr de caracteristici distincte, inclusiv un mod de formulare pentru introducerea datelor și un tabel pentru a vizualiza toate informațiile din baze de date în rânduri și coloane. Modul de raportare reprezintă o modalitate utilă de a răspunde la întrebări specifice folosind informațiile din întreaga bază de date. De exemplu, o afacere poate menține înregistrările vânzărilor într-o bază de date care se întinde pe mai mulți ani și poate doriți să înțelegeți de ce vânzările pentru o anumită perioadă de trei luni sunt neobișnuit de scăzute. Folosind un raport, informațiile dintr-un anumit interval de date pot fi prezentate într-un mod simplificat, într-un efort de a înțelege mai bine problema afacerii.
