Exemplele de șabloane de scrisori pentru o scrisoare de rezervare a camerelor de hotel pot fi găsite online prin intermediul site-urilor web, cum ar fi Hotel Bookings Online, CareerRide.com și Scrisori gratuite. și CareerRide.com sunt vizibile online, în timp ce Free Bookings Online oferă șabloane descărcabile.
O scrisoare de rezervare a camerei include, de obicei, data, numele și adresa hotelului și a oaspeților intenționați, datele și zilele sosirii și plecării rezervării și numărul de oaspeți. Un șablon de scrisoare de rezervare a camerelor de hotel oferă de asemenea spațiu pentru a confirma detalii cum ar fi mese și activități, precum și termenii de plată, modul de plată, numărul de camere rezervate, tipul camerelor rezervate și detaliile pachetului de vacanță. Scriitorul ar trebui să precizeze toate punctele importante ale rezervării hotelului pentru confortul atât al hotelului, cât și al oaspeților.
Destinatarul unei rezervări de camere de hotel sau al unei scrisori de confirmare poate fi fie oaspetele, fie conducerea hotelului. Scrisoarea poate servi și ca confirmare în numele administrării hoteliere a unei rezervări. O scrisoare de rezervare a camerelor de hotel este admisibilă din punct de vedere legal în cazul oricăror probleme între managementul hotelului și oaspete.
