E-mailul este un instrument care oferă instantaneu mesaje și este accesibil de aproape oriunde în lume. Oamenii găsesc un e-mail util pentru comunicarea cu prietenii și colegii, pentru marketing și pentru promovarea serviciilor și a produselor, precum și pentru trimiterea mesajelor de urmărire și a mementourilor cu privire la problemele legate de timp. E-mailul poate consta din text, imagini, documente, link-uri și alte atașamente utile pentru comunicare.
E-mailul oferă un proces de comunicare non-urgent, care permite destinatarilor să gestioneze corespondența pe programele lor. Emailul oferă o flexibilitate de comunicare care permite expeditorilor sau receptoarelor să comunice pe orare diferite sau în diferite fusuri orare. Mobilitatea e-mailurilor permite oamenilor să lucreze și să comunice de oriunde, deoarece accesul mobil la e-mail nu este atașat unei locații fizice.
Acest instrument de comunicare este de asemenea util pentru o urmărire profesională după o întâlnire sau un interviu. Spre deosebire de mesajele text sau de apelurile telefonice, e-mailul le permite utilizatorilor să filtreze sau să parcurgă ecranul, ceea ce înseamnă că pot crea filtre care împiedică introducerea mesajelor e-mail nedorite, cum ar fi spam sau junk mail. E-mail-ul este util pentru comunicarea în masă sau una-la-mulți, permițând utilizatorilor să trimită informații și mesaje unor cantități mari de potențiali clienți sau mai mulți colegi care lucrează la o echipă. Trimiterea documentelor, a imaginilor și a legăturilor prin e-mail este ușor de utilizat cu ajutorul scanerelor și a altor tehnologii.
